بررسي سوانح طبيعي گذشته در کشور نشان ميدهد که هر بار سانحهاي رخ ميدهد، هزينههاي مالي و اقتصادي هنگفتتر از گذشته صرف بازسازي و بازآوري کليه زيرساختها، شريانهاي حياتي و به طور کلي جبران کليه خسارتهاي به بار آمده ميشود. وجود چنين نارسايي، بيشتر از اينکه ضعف عمليات مهندسي و مديريتي را آشکار سازد، نبود عنصر بهبودي پيوسته در سامانه مديريت سانحه و بحران به دليل نبودن يک نظام مستندسازي را نشانه ميرود. عنصر موثري كه جهت انجام بهبودي پيوسته سيستم مديريتي مورد استفاده قرار ميگيرد، مجموعه مستندات به جاي مانده از آن سانحه است كه بر پايه نتايج حاصل از بررسي اجزاي آن، راهكارهاي اصلاحي جهت ايجاد بهبودي در فرآيندهاي اجرايي پيشنهاد ميشوند.
مستندسازي سانحه، يکي از عناصر ضمني چرخه مديريت سانحه و بحران است که کليه کارها و فرآيندهاي مهندسي و مديريتي را پوشش ميدهد. مستنداتي که به صورت حرفهاي و چارچوبگرا تهيه شده باشند، براي تحليل عوامل تشديد سانحه تحت تاثير نارساييهاي مديريتي، فردي و سياستگذاريها مورد استفاده قرار ميگيرند. بنابراين خروجيهاي يک مستندسازي مطلوب، ابزار مناسبي جهت انتقال آموزههاي گذشته به عوامل سازماني دخيل در مديريت سانحه به منظور پرهيز از بروز و تکرار نارساييهاي گذشته است. تعبير مسئولين و كاركنان اجرايي از تهيه مستندات سانحه، بيشتر تهيه عكس و فيلم را نشانه ميرود. گرچه از نقش فيلم و عكسهاي تهيه شده در مراحل اجرايي و عملياتي نميتوان غافل شد ولي منظور از مستندسازي، فعاليتي است حرفهاي كه از يك چارچوب و فرآيند اطلاعاتي برخوردار است به نحوي كه با تحليل محتواي مستندات گردآوري شده در طي فرآيند مستندسازي، ميتوان دادههاي فني و مشاهداتي را به دانش و تجربه مورد نياز مديران تبديل نمود؛ به نحوي كه بتوان از آنها جهت ارائه پيشنهاد اقدامات اصلاحي استفاده نمود. هر وقت صحبت از مستندسازي سانحه¬ به ميان ميآيد، برخلاف تعابير موجود، منظور مستندسازي تمام فعاليتها و فرآيندهاي اجرايي قبل، حين و پس از سانحه است و نه تنها مستند نمودن وقايع حين سانحه در صنحه سانحه. اينگونه مستندسازي، از حالتي مرحلهاي و پيوسته برخوردار است كه محتواي آن، نقش عوامل و دلايل وقوع و تشديد سانحه و نتايج حاصل از آن را آشكار نموده و به ارائه راهحل و راهكارهاي اصلاحي جهت پرهيز از تكرار وقوع خسارتهاي هنگفت جاني، مالي و محيطي رهنمون ميشود.
يکي از مهمترين اقدامات به منظور دسترسي به راهکارهاي مناسب مديريت سانحه، آسيبشناسي مديريت رخدادهاي گذشته و اخذ تجربيات حاصله از آنها ميباشد. به عبارتي مي توان با تحليل حوادث مختلف ضمن بررسي عوامل تشديد خسارتهاي آنها، درس¬ها و نکات تازهاي از آن فراگرفت که رعايت اين نکات براي کاهش خسارات حوادث آينده ميتواند بسيار موثر واقع گردد. ليکن در اين راستا هرچند اقدامات پراکندهاي در کشور پس از بروز برخي حوادث انجام گرديده ولي فرهنگ مستندسازي رخداد حوادث و شيوههاي مديريت آن هنوز به نحو مناسب نهادينه نگرديده است و اين در حالي است که در کشورهاي توسعه يافته اين مهم به عنوان يک اصل پذيرفته شده جهت بهبود مديريت سانحه در هر منطقه محسوب ميشود.
در گزارش پیشرو، نخست اصول و فنون مستندسازی بیان شده و سپس روش مستندسازی سوانح طبیعی(که در حد پیشرفتهتر آن میتوانند به بحرانهای طبیعی بیانجامند) شرح داده شده است. در پایان نیز جریان اطلاعاتی و طراحی و آرایش سازمانی مستندسازی ارائه شده است.همانگونه که به آن اشاره خواهد شد، برای سوانح مختلف، اصول و روش کار مستندسازی مشترک است ولی جزئیات سوانح و سازمانهای دخیل در مدیریت آنها متفاوت هستند. برای نشان دادن روش مستندسازی سوانح طبیعی، روش مستندسازی سانحه سیل، جریان اطلاعاتی و آرایش سازمانی فرآیند مستندسازی آن بیان شده است. جهت مستندسازی سیل از فرمهایی که برای این منظور طراحی شدهاند استفاده میشود که در پیوست ارائه شدهاند.
برای مطالعه بیشتر، میتوانید فایل PDF این مقاله را از لینک روبرو دانلود نمایید.
